举办会议是一项艰苦的工作，需要以正确的方式将许多事情结合在一起，才能使会议成为每个人的绝佳体验。这篇博文汇集了我见过的会议组织者犯下的最重要的错误（出于好意）。它并不全面，但我希望它能帮助感兴趣的人指出“唾手可得的果实”。希望您能够因此避免一些错误。
了解你的听众
我在 2008 年组织了我的第一次技术会议，但做得并不好。我几乎完全专注于与会者的体验，我不了解更广泛的情况。幸运的是，其他人提供了帮助，这不是一场灾难。我从他们身上学到了很多。
会议上有几个听众，而不是一个人。
- 与会者 通常说他们来这里是为了获得丰富的内容、乐趣、网络和灵感。
- 演讲者 通常为自己的利益、公司的利益或无私的利益说话。
- 供应商或赞助商 通常希望吸引相关的潜在买家。
- 组织者 通常有兴趣将与会者和赞助商聚集在一起。它可能是一家通过举办会议来做生意的公司，比如 o'reilly；或者它可能是一群对推广社区或技术感兴趣的人，例如 gophercon 和 Go 语言。
陈述这些事情似乎是理所当然的，但会议组织者却常常忽视其中一位听众的需求。也不要忘记还有其他因素，例如当地社区（例如附近的餐馆和旅馆）。
一个平衡良好的会议是一种有意识的选择，它尽可能地融合了所有听众的兴趣和需求。
饮食
会议上好的食物和饮料（咖啡、酒精饮料）非常重要。没有这些，会议每天都会被破坏并重新召开几次。人们不得不离开寻找食物，排队等候，在雨中走来走去，迷路，回来晚了，错过了他们想看的会谈（因此当他们迟到时会扰乱会谈）......
除非您正身处美食天堂，否则请为您的与会者提供食物。你会收获回报，他们也会。得到赞助商的帮助，这将是一个良性循环。
你给他们喂的东西也很重要。我对麸质很敏感，我无法告诉你有多少次我走过自助餐队伍，却发现我什么都吃不了。菜单包括面包、意大利面、三明治、蒸粗麦粉沙拉和比萨饼。不是开玩笑——每道菜都含有麸质（和高碳水化合物/淀粉）。对坚果等常见过敏症的人呢？里面有坚果的沙拉，或者撒上奶酪而不是放在单独的盘子里……这些东西并不难解决。它很容易满足大多数人的需求。向饮食与你不一样的人寻求帮助；例如，找一个对麸质敏感的素食者。有很多。
提前计划
许多会议没有提前计划好。不计划和宣布事情会导致很多问题。你必须再次考虑你的听众：
- 赞助商正在致力于其他活动，他们的日历也排满了。
- 扬声器也是！
- 所有的与会者、赞助商和演讲者不仅要致力于其他事情，而且可能面临获得家庭需求保险（他们不在时提供保姆帮助）、以合理的价格预订旅行等方面的挑战。
如果你比其他节目等待更长的时间来开放和宣布你的提案征集，特别是，你将不会收到提案，因为其他节目已经接受了你想要的演讲者。这通常意味着至少 6 个月，通常是 8 个月。取消时间表并查看您需要计划的地方；它根据事件的类型而有所不同，但是您需要大量的时间来出售门票（如果涉及任何旅行，您需要更早地做），大量时间来经历各种门票价格上涨，例如提前-鸟和折扣；是时候让委员会和社区宣传您选择的议程了；委员会选择发言人和演讲的时间；提交会谈的时间；消息传出的时间——同样，对于大多数事件，您至少需要 6 个月的最低限度。
我不得不错过很多重要的会议，因为组织者没有提前足够的计划和宣布。
cfp特别重要。它需要反复宣布和宣传。这是一个很大的努力。它还需要在会议网站上高度可见。我见过与 cfps 的会议无意中只能通过电子邮件和推文中的链接访问，而不是直接从网站链接。随着时间的推移，网站需要宣传任何适合阶段的内容：cfp、注册，然后是日程/议程。
我知道很多会议都没有很好地要求去年的演讲者在未来的活动中再次发言。我收到电子邮件问我为什么不提议在我前几年演讲的节目中演讲，暗示我回避了会议，而现实是会议忽略了 我 。在收到指责性电子邮件之前，我对会议或 cfp 一无所知。这应该不难；使用 mailchimp 或类似的工具来创建一个简单的电子邮件列表。
公告和促销的一个非常重要的部分是使用有保证的交付格式，例如电子邮件，而不是“也许你会注意到”的社交媒体渠道。我知道依赖 Twitter 的会议。他们没有意识到很大一部分观众没有看他们的 Twitter 帐户。他们假设他们的演讲者特别专注地看着他们——而现实是演讲者正在过着做其他事情的生活。当我说这是我错过事情的原因时，我有时会得到茫然的注视。电子邮件是关键。推特是辅助。再次，在 mailchimp 中建立电子邮件列表并在电子表格中保存记录，不要即兴发挥或临时进行。否则你会错过重要的事情和重要的人，结果会伤害感情和毁掉桥梁。
如果可以的话，在每场演出中宣布下一年的日期和地点。许多人和公司确实需要提前整整一年进行计划。
演讲者的选择、接受和宣布
您需要尊重演讲者。如果你没有站在他们的立场上，很容易把事情搞砸。以下是会议无意中对我作为演讲者的恶劣对待方式的示例：
- 繁重的过程要求我跳过箍
- 做决定的时间太长
- 未能与我确认接受或拒绝
- 在被接受之前发表和宣传我的演讲
- 公开接受我的演讲，例如在推特上，而不是私下
在我看来，组织者可能犯下的最糟糕的演讲者管理罪就是在没有事先询问我的情况下将我提升为演讲者。当我已经制定了相互冲突的计划时，我已经发生过几次这种情况，因为会议没有足够早地计划和宣布。那么看起来我是退出的混蛋。不酷。
顺便说一句，是否向演讲者付费（或仅报销）的选择在很大程度上取决于许多因素，因此我认为没有任何通用政策适合我推荐。
会议形式
我是单轨会议的忠实拥护者。例如 monitorama 和 gophercon。通过多轨填充更多内容的诱惑很强烈，我理解压力。抵制这种做法的组织者最终得到了我参加过的最高质量的会议。
我知道大型贸易展是另一回事，我也组织过这些。没关系，这些都是必要的。但如果你想尊重演讲者和与会者，真正实现社区建设和教育的目标，单轨是一种方式。顺便说一句，虽然这样的会议自然不太关注赞助商，但有一种方法可以为此提供赞助。 monitorama 在这方面做得很好。
多样性和安全性
有使命宣言。当你这样做时，一切都会改变。它不需要公开。只知道你为什么做你正在做的事。
您 必须 制定并执行行为准则。不要发明一个，只需从会议中复制一个做得很好的会议并提供他们的重复使用。如果你不知道我在说什么，你真的需要自己做更多的研究。这超出了本文的范围。
除此之外，拥有一个多元化的委员会将产生一个更好的会议。您将避免单一栽培带来的各种问题（例如纯麸质菜单）。这些问题很容易避免；为委员会带来一些多样性是一件非常简单的事情。
使命宣言和多元化的委员会应该处理您在特定活动中会关心的所有其他事情（例如外展和包容不同的听众和演讲者名册）。
给赞助商他们付出的代价
赞助商/供应商/参展商不想毁了你的会议，他们想改进它。如果您不是这样，您可能不了解他们的需求，并且您可能会再次犯下简单的错误，这些错误实际上是他们获得金钱价值或您失去明年赞助商善意之间的区别。以下是我见过的一些简单的错误，这些错误会破坏赞助商的利益：
- 未能在徽章上以大字体打印姓名和从属关系（公司）。展位的赞助商非常忙碌，他们希望节省员工的时间并善待展位的参观者。名称和公司需要在几步之外就可以看到。您会惊讶地发现有多少人参加会议的明确目的是在世博会大厅巡游并试图掠夺赞助商（例如，试图向他们出售云托管）。这妨碍了赞助商的目的。名牌解决了很多问题：你可以让人们跟着一起走，这样你就可以和合适的人共度时光。
- 未能在徽章上打印二维码或其他可扫描代码，以便赞助商有效地记录需要跟进的情况。这不是邪恶的。这是时间效率。对扫描不感兴趣的人不会出示徽章进行扫描。精明的赞助商只会在进行了良好的对话而无论如何都会产生后续请求时才扫描徽章。
- 不包括节目中的赞助商。一个典型的错误是在展位区域外举办招待会或开放式酒吧。显示布置展位区域，以便午餐、咖啡和接待流量流过它，这对每个人都有好处。许多与会者也想浏览展厅，但如果他们有相互冲突的需求就不能（我需要去喝咖啡然后回到另一个会议，我不能抽出时间去参加世博会！）
- 干扰展位区的谈话。 世博会馆内禁止大声播放音乐！ 如果您有音乐或 DJ，请将其保留 在背景中 。赞助商不想靠在人们的脸上大喊大叫。在最近的一次会议上，当展位上的人们要求我展示 vividcortex 时，我简直是在擦脸上的口水，而且在几天的时间里，我一再要求拒绝它，但没有得到尊重。这是我个人的烦恼，认识我的人可以证明这一点。
由曾经参展过的人组织的会议通常很容易与刚刚由发言/参加过的人组织的会议区分开来。如果赞助商和展区是事后才想到的，那对赞助商来说就是浪费时间和金钱。同样，在委员会中包含多种观点有助于避免像这样的简单错误。
为了让您了解这有多么重要，我对我们决定在 vividcortex 赞助的每一场会议都进行了背景调查。我会查看去年的活动，看看赞助商是谁，然后打电话或发电子邮件给他们，询问他们是否有良好的体验。我还定期向其他公司提供反馈，所以我不是唯一这样做的人。许多得到与会者好评如潮的会议（我多年来见过的最好的技术会议！）对赞助商来说是浪费时间。
一个好的建议是考虑如何在一侧进行会谈，在中间放置一个展览厅，然后将食物和饮料与展览厅混合或放在展览厅的另一侧。通常可以做到。对于赞助商来说，没有什么比飞越大洋、设立展位并独自坐在展位上参加晚间招待会/派对而所有的喝酒和谈话都在两个房间外进行更令人沮丧的了。
根据会议的类型，帮助宣传赞助商的参与可能是适当的。这可以很简单，比如在推特上发布有关赞助商（或赞助的演讲）、包含在时事通讯、新闻稿中，一直到专门的宣传活动。但是，它绝对可以过头。一次云事件与我所见过的任何事情都不一样。他们显然在雇用大量社交媒体垃圾邮件帐户，因为已经有成千上万条如下推文（已编辑以避免点名）：
那绝对不是这样做的方法。
对组织者好一点
组织会议是一项压力很大的工作。坑坑洼洼的地方太多了，有些坑坑洼洼的，后果很严重，比如用paypal收款，资金全部冻结。那种事情可能会毁掉一场活动（甚至毁掉组织者的个人财务）。很多事情必须凭直觉或在最后一刻完成，除非你是专业人士并且将其归结为一组清单。
因此，如果您是赞助商、与会者或演讲者，请尽量对组织者友善。他们正在尽力而为。举办会议比您想象的要难得多。 （它也更贵。）
很多其他的东西
还有很多其他事情可能会出错。
- 糟糕的无线网络
- 坏的 a/v
- 供应商、工会和物流方面的麻烦
- 等等
然而，根据我的经验，这些基本上是大多数会议组织者都知道的事情。他们可能做得好与不好，但他们并非不知道。在这篇文章中，我试图关注那些会议似乎反复出错的事情，因为它们是不明显的错误。
欢迎反馈！
